W perspektywie finansowej 2021-2027 promocja projektów unijnych, dofinansowanych ze środków Funduszy Europejskich, nabiera wyjątkowego znaczenia w kontekście zaostrzonych wymagań i rygorystycznych przepisów. Beneficjenci, realizując swoje przedsięwzięcia, muszą być świadomi istotnych zmian, które wprowadza nowa perspektywa finansowa.
- Wpływ zmiany znaczenia promocji:
• W poprzednich perspektywach, promocja projektów była często traktowana na drugim planie. Teraz stanowi ona kardynalną część sukcesu projektu, a jej zaniedbanie może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. - Nowe wymagania Komisji Europejskiej:
• Komisja Europejska przywiązuje równie duże znaczenie do promocji, co do samej realizacji projektu. Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 stanowią kluczowe źródło wskazówek dotyczących poprawnych praktyk. Wytyczne dostępne są tutaj: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/fundusze-na-lata-2021-2027/prawo-i-dokumenty/wytyczne/wytyczne-dotyczace-informacji-i-promocji-funduszy-europejskich-na-lata-2021-2027/, ale dużo więcej wartościowych informacji znaleźć można w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji – wersja z grudnia 2023 r.: Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji (fepw.gov.pl)
Aktualnie najbardziej klarownie temat podjęto na stronie dla programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej: Promocja programu – Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (fepw.gov.pl) - Działania w mediach społecznościowych:
• Nowe wymagania obejmują aktywność w mediach społecznościowych. Beneficjenci muszą dostosować swoje strategie promocyjne do różnych platform, zwracając uwagę na specyfikę komunikacji w danym kanale (np. znaczenie proporcji tekstu do warstwy graficznej oraz stosowanie logotypów). - Przykłady skutecznych form promocji:
• Praktyczne przykłady skutecznych form promocji, dostępne w wytycznych, obejmują nie tylko wybór odpowiednich fontów czy grafik, ale także strategie dotyczące reklam i plakatów. Na stronach programów znaleźć można makiety przydatne grafikom, którymi posłużyć się można np. za pomocą programu Adobe Illustrator czy oficjalny font (OpenSans, który jest dostępny bezpłatnie do celów komercyjnych, ale nie jest domyślnie instalowany w systemie Windows). - Ryzyka pomniejszenia dofinansowania:
• Ryzyko pomniejszenia dofinansowania związane z nieprzestrzeganiem przepisów staje się realnym wyzwaniem. Drobne uchybienia, które mogą być niedoceniane, takie jak błędne umieszczanie logotypów czy brak zorganizowanego wydarzenia promocyjnego, mogą skutkować stratami finansowymi. Maksymalna wartość pomniejszenia za nieprzestrzeganie tych wymagań wynosi 3% kwoty dofinansowania. - Projekty strategiczne i ich specjalne wymagania:
• Warto zauważyć, że projekty strategiczne czy te o znacznej wartości mają dodatkowe obowiązki organizacji wydarzeń informacyjno-promocyjnych. Zaproszenie przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej z co najmniej 4-tygodniowym wypowiedzeniem staje się koniecznością przy projektach o wartości powyżej 10 mln euro. Przy projektach o wartości powyżej 5 mln euro o wydarzeniach czy działaniach informacyjno-promocyjnych trzeba tylko o nich poinformować i przedstawiciele tych instytucji mogą, choć nie muszą, w nich uczestniczyć. - Znaczenie bazy materiałów promocyjnych:
• Beneficjenci muszą prowadzić szczegółową bazę materiałów promocyjnych, takich jak materiały wideo czy zdjęciowe, co stanowi obowiązek nałożony przez nowe przepisy. - Zmiany w wymogach dotyczących tablic informacyjnych:
• Zmieniły się również wymogi dotyczące tablic informacyjnych. Teraz są one obowiązkowe już przy projekcie przekraczającym wartość 500 tys. euro. Wprowadzono też nowe wytyczne dotyczące umiejscowienia tablic w przypadku projektów realizowanych w miejscach ograniczonego dostępu. Istnieje możliwość tworzenia tablic wspólnych dla dwóch lub więcej projektów, także realizowanych przez innych beneficjentów. Taka tablica wspólna musi jednak mieć wielkość co najmniej 120 cm na 60 cm, podczas gdy tablica dla jednego projektu może mieć wielkość 80 cm na 40 cm.
Podsumowując, dla beneficjentów projektów unijnych, właściwa promocja nie jest jedynie formalnością, lecz kluczowym elementem zapewnienia sukcesu i zabezpieczenia wsparcia finansowego. Nowa perspektywa finansowa wymaga pełnej uwagi i staranności w kwestiach promocyjnych, co przekłada się na zwiększone ryzyko, ale jednocześnie otwiera szanse na efektywne dotarcie do potencjalnych partnerów biznesowych z informacją o swoim projekcie i sukcesach, jakie udało się osiągnąć beneficjentowi/grantobiorcy.
