AEO to pojęcie, hasło, skrót, który funkcjonuje w terminologii celnej od wielu już lat. Słowo to jest znane coraz bardziej także w branży transportowej i warto aby także firmy, które dokonują przewozów towarów do/z Wielkiej Brytanii zaznajomiły się z nim. Dotychczas małych i średnich przedsiębiorców posiadających pozwolenie AEO jest niewiele jednak może się to zmienić. Dlaczego? Ponieważ powoli posługiwanie się logo AEO staje się niejako obowiązkowe w branży – podobnie jak stało się z agencjami celnymi. Innymi słowy przewóz towarów do/z Wielkiej Brytanii na dotychczasowych zasadach będzie niemożliwy, bowiem wzrastają obowiązki dokumentacyjne po obu stronach granicy (chociażby kwestia EXS, ENS) oraz rośnie procent przesyłek kontrolowanych przez organy celne z terenu UE jak i zapewne wzrośnie takowy wskaźnik jeśli chodzi o brytyjskie urzędy celne. To z kolei wiąże się z przestojami, koniecznością udostępniania towarów do rewizji, dostarczania dokumentacji i obowiązkową współpracą z przedstawicielami celnymi (agencjami celnymi). Natomiast dzięki pozyskaniu AEO można przynajmniej znacznie ograniczyć, bądź nawet wyeliminować, ryzyko kontroli (rewizji) towarów i przez to przestoju transportu na przejściu granicznym, czy w wewnętrznym oddziale celnym.
RODZAJE AEO
Dla przypomnienia warto wyjaśnić co to jest AEO (Authorized Economic Operator). Jest to pozwolenie udzielane przez organ administracji celnej kraju UE, ważne bezterminowo, co więcej monitorowane ciągle niejako „z urzędu” przez organ celny. Jednakże aby nie było za prosto, wg prawa UE, wyróżnia się dwa rodzaje AEO:
– AEOC (Customs Simplifications),
– AEOS (Security and Safety), ale mogą też one występować łącznie jako
– AEOF (Full).
Z punktu widzenia firmy transportowej/spedycyjnej/logistycznej warte zainteresowania jest AEOS. Dlatego też poniżej koncentruję się na tym rodzaju pozwolenia.
CO DAJE POSIADANIE AEOS?
- Prestiż – pozwolenie udzielone przez właściwego dla siedziby wnioskodawcy Dyrektora Izby Administracji Skarbowej (dalej DIAS) jest uznawane w całej Unii Europejskiej a także w tych krajach, z którymi Unia zawarła stosowane umowy o wzajemnym uznawaniu takich świadectw (jednym z takich państw jest Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej). W praktyce oznacza to, że firma polska posiadająca AEOS powinna być traktowana tak samo jak brytyjski przedsiębiorca z brytyjskim pozwoleniem AEO, czyli jako firma rzetelna, zaufana, wiarygodna i wypłacalna – jako bezpieczne ogniwo w łańcuchu dostaw. To stwierdzenie jest niezwykle ważne, bowiem przekłada się na realne ułatwienia i przywileje.
- Ułatwienia – dotyczą kilku instytucji prawa celnego, które są lub mogą być uciążliwe dla przewoźników. Jednym z nich jest kwestia przesyłania przywozowych deklaracji skróconych (PDS, z ang: ENS, w praktyce komunikat IE 315), gdzie dla podmiotów z AEO przewidziane znacznie mniej obowiązkowych danych[1]. Co więcej tylko dla AEO przewidziano możliwość przeprowadzenia kontroli towaru w miejscu innym aniżeli teren oddziału celnego. Ma to znaczne praktyczne przełożenie na koszty dodatkowe związane z przestojami towaru, np. w porcie. Tylko firma (przewoźnik) z AEO może zawnioskować o przeprowadzenie rewizji towaru w miejscu innym aniżeli takowy port, co bezpośrednio wpływa na mniejsze koszty przestoju i udostępnienie towaru celnikom (w tym rozładunku i ponownego załadunku środka transportu). Ponadto, bazując na tym, że organy celne typują przesyłki do kontroli w oparciu o system analizy i oceny ryzyk celnych, towary przewożone przez firmę z AEO[2] są/będą w mniejszym stopniu poddane weryfikacji, kontroli fizycznych.[3]
- Przywileje – wg przepisów odnoszą się głównie do procedur przywozowych ale mogą objąć także sytuacje interesujące firmy transportowe/spedycyjne. Jedna z nich jest kwestia miejsc uznanych (dalej: MU), czyli pozwolenia organu celnego (znowu: DIAS) na to aby samochód z towarem celnym w momencie wysłania zgłoszenia celnego zamiast do jechać oddziału celnego mógł stać w miejscu dogodnym dla firmy, dla importera/eksportera. Miejsca uznane funkcjonują zarówno w przywozie jak i w wywozie oraz w tranzycie. Jednakże bardzo często aby móc skorzystać z MU należy wcześniej posiadać zabezpieczenie/gwarancję generalną związana z kolejnym pozwoleniem wydawanym przez DIAS. W tym konglomeracie pozwoleń jaka jest sytuacja AEO? Firma ciesząca się potwierdzonym zaufaniem organów celnych (AEO) jest uprzywilejowana, bowiem niejako z automatu spełnia większość obowiązkowych kryteriów do pozyskania ww. pozwoleń, organ celny posiada już większość obowiązkowych dokumentów (w tym kwestionariusz samooceny) i dokonał już większości niezbędnych czynności weryfikacyjnych (w ramach czynności audytowych). Co więcej niektóre pozwolenia są zastrzeżone tylko dla AEO, np. zmniejszenie kwoty zabezpieczenia generalnego do 30% kwoty referencyjnej.
JAK UZYSKAĆ AEOS?
- Kryteria
Trzeba mieć świadomość, że posługiwanie się logo AEO (wzór zastrzeżony) przez firmę musi być poprzedzone pewnym wysiłkiem organizacyjnym, dokumentacyjnym co przekłada się także na koszty. Przepisy unijnego prawa celnego określają wymogi i kryteria, których spełnienie jest konieczne do otrzymania stosownego pozwolenia. Kryteriami tymi są:
a) Przestrzeganie przepisów prawa celnego i podatkowego; (de facto chodzi o compliance w firmie; okres sprawdzany to 3 lata wstecz);
b) System zarządzania ewidencjami (chodzi o prowadzenie ewidencji towarów, transportowej, magazynowej, itp.);
c) Wypłacalność (podobne zasady jakimi kierują się biegli rewidenci; okres sprawdzenia: 3 lata wstecz);
d) Standardy bezpieczeństwa i ochrony (chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa ludzi, mienia, terenu, towarów, środków transportu).
2. Niezbędna dokumentacja/przygotowanie
a) Konieczne jest przygotowanie firmy, nawet nieraz wewnętrzny audyt, bowiem aby wypełnić obowiązkowy Kwestionariusz Samooceny[4] i złożyć go wraz z wnioskiem niezbędne będzie szerokie spojrzenie na firmę, przeanalizowanie jej działalności w wielu aspektach. Prócz ww. kwestionariusza i dołączonych do niego dodatkowych dokumentach (procedurach, wyjaśnieniach, itp.) należy wypełnić także wniosek;
b) Tak jak wszystkie pozwolenia oparte o przepisy unijnego prawa celnego, tak i AEO jest bezpłatne i zasada ta obowiązuje także w stosunku do monitorowania pozwolenia przez organ wydający (czyli de facto do audytów nadzorujących/weryfikacyjnych: cyklicznych jak i dokonywanych ad hoc).
3. Tryb/procedura
a) Obowiązująca formą jest elektroniczna, poprzez skorzystanie z platformy e-AEO, udostępnionej przez KE. Jednakże aby z tego skorzystać, należy wcześniej zarejestrować swoje uprawnienia w tym zakresie – poprzez formularz rejestracji/aktualizacji reprezentacji na Platformie Usług Skarbowo Celnych (PUESC[5]), oczywiście przy założeniu, że wnioskodawca posiada nr EORI i zarejestrowana reprezentację;
b) Organ celny (właściwy DIAS) po otrzymaniu wniosku z załącznikami, weryfikuje kryteria i warunki niezbędne do wydania pozwolenia w trybie czynności audytowych (w rzeczywistości jest to po prostu audyt celny). Termin działań organu celnego może być różny w zależności od wielu czynników (w tym przygotowania wnioskodawcy ale i możliwości kadrowych danego DIAS)- zgodnie z przepisami jest 120 dni lub dłużej.
c) Wynikiem końcowym działań audytowych (trzeba pamiętać, że powinna to być współpraca wnioskodawcy z urzędnikami/funkcjonariuszami SCS[6]) jest raport końcowy z mapą ryzyk (wcześniej mogą pojawiać się np. zalecenia do zrealizowania aby zmniejszyć ocenę danego ryzyka celnego).
WNIOSKI
Wydaje się że liczba AEO w Polsce nie jest jeszcze adekwatna do możliwości – jest tylko 918 AEO w tym tylko 34 AEOS[7]! Czynnikiem, który może przyciągnąć firmy transportowe do AEOS jest przede wszystkim potwierdzona dla organów celnych wiarygodność i wypłacalność podmiotu legitymującego się pozwoleniem. Przekłada się to na zmniejszenie kontroli towarów, szybsze wywiązywanie się z dostaw towarów, wyeliminowanie dodatkowych kosztów przestoju towarów, itp. AEO jest bezpłatne i uniwersalne a poprzez to może być zastosowane do każdej firmy, zwłaszcza w odniesieniu do MSP, gdzie w miarę rozwoju działalności, wzrostu obrotów pojawia się konieczność zmiany zarządzania firmą, okazuje się, że kierowanie staje się nieefektywne i trzeba zainwestować np. w nowe aplikacje IT, zmienić strukturę firmy.
KE w swych wytycznych zwraca szczególną uwagę także na właściwe przygotowanie Wnioskodawcy. W praktyce jest to trudne, bowiem firma musi wcześniej dużo czasu poświęcić na analizę swojej działalności pod kątem poprawności, efektywności poszczególnych działań. Z drugiej strony – i to jest najczęściej pomijane – ten etap, często z pomocą firmy zewnętrznej/audytorskiej jest wartością dodaną, która będzie procentować w przyszłości. Innymi słowy jest to inwestycja w przyszłość: poprawienie efektywności komunikacji, wprowadzenie rozwiązań usprawniających zarządzanie, wprowadzenie podejścia opartego na analizie ryzyka.
W każdym bądź razie warto zastanowić się nad uzyskaniem tego rodzaju pozwolenia AEO, będącego swoistym certyfikatem jakości nie tylko w oczach organów celnych ale i partnerów biznesowych.
SWLEX sp. zo.o. pomaga i wspiera Wnioskodawców w całym procesie z tym związanym (od kalkulacji potrzeb, przez podjęcie decyzji i przygotowania i zbieranie dokumentacji aż do reprezentacji w trakcie postępowania przez organem celnym).
DARIUSZ LEŚNIEWSKI
[1] Aby skorzystać ze zróżnicowanego zakresu danych podawanych w komunikacie IE315, przedsiębiorca powinien zadeklarować stosowny symbol w polu (atrybucie) przedmiotowego komunikatu, które jest przeznaczonym dla elementu „Kod specyficznych okoliczności”. Dla AEO przewidziano symbol E. Więcej zobacz:
https://puesc.gov.pl/documents/10180/4474781/instr_AIS_ICS_przedsiebiorcy.pdf/d5ce89c6-2b93-42df-804e-5b76e9158fa8
[2] Najlepiej także dla firmy z AEO, tak aby jak najwięcej podmiotów w łańcuchu dostaw było AEO.
[3] Jest to także zgodne z zaleceniami unijnego kodeksu celnego patrz:
Więcej informacji KE nt AEO – patrz:
https://ec.europa.eu/taxation_customs/authorised-economic-operator-aeo_en#mutual
[4] Więcej:
https://www.podatki.gov.pl/clo/informacje-dla-przedsiebiorcow/aeo-i-uproszczenia-celne/aeo/wytyczne-i instrukcjeaeo/kwestionariusz-samooceny-przedsiebiorcow/
[5] https://www-2.puesc.gov.pl/uslugi/powiaz-reprezentanta-z-firma
[6] Służba Celno-Skarbowa
[7] wg danych z 30.09.2021 r.:
