Tematyka dotycząca kwalifikowania przychodów pozyskiwanych z tytułu kontraktów menedżerskich na gruncie podatków dochodowych spotkała się z dużym zainteresowaniem odbiorców. Pozostając w obszarze umów z członkami zarządu, postanowiliśmy tym razem przyjrzeć się bliżej zasadom reprezentacji stron przy zawieraniu tego rodzaju umów. Prawidłowa reprezentacja stron ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Niestety nadal dość często można spotkać sytuacje, gdy ten sam członek zarządu podpisuje umowę za siebie oraz za spółkę jednocześnie. Zawierając umowę z członkiem zarządu warto zadbać o to, aby spółka była właściwie reprezentowana. W artykule przyjrzymy się bliżej szczególnym zasadom reprezentacji spółki oraz skutkom naruszenia tych zasad.
Wyjątek od ogólnych zasad reprezentacji
Co do zasady organem, który reprezentuje spółkę „na zewnątrz”, również przy zawieraniu umów, jest zarząd. Wyjątkiem od tej zasady są jednak umowy zawierane z członkami zarządu. Zgodnie z art. 210 § 1 i art. 379 § 1 kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Na marginesie należy wskazać, że analogiczny przepis będzie wprowadzony nowelizacją z dniem 1 lipca br. w art. 30067 KSH w odniesieniu do prostej spółki akcyjnej.
Przepis kodeksu spółek handlowych regulujący zasady reprezentacji przy zawieraniu umów z członkiem zarządu wydaje się dość jasny i klarowny, w praktyce jednak budzi różnego rodzaju wątpliwości.
Cel i charakter regulacji
Celem wprowadzenia regulacji było uniknięcie potencjalnej kolizji interesów, do której mogłoby dojść w przypadku, gdyby członek zarządu zawarł umowę „sam ze sobą”, występując przy zawieraniu umowy w podwójnej roli – jako reprezentanta interesów własnych oraz interesów spółki. Taka sytuacja może budzić wątpliwości co do tego, czy zawierana umowa jest rzeczywiście korzystna dla spółki.
Co istotne, art. 210 §1 i 379 §1 KSH wprowadzają normy bezwzględnie obowiązujące, co oznacza, że nie można w umowie spółki ustalić innych zasad reprezentacji przy zawieraniu tego typu umów.
Zakres regulacji
Regulacja art. 210 i 379 KSH obejmuje swoim zakresem wszelkiego rodzaju umowy z członkiem zarządu, niekoniecznie tylko te związane z pełnieniem funkcji członka zarządu, jak umowa o pracę, umowa zlecenie, kontrakt menedżerski, umowa o zakazie konkurencji. Szczególna reprezentacja jest wymagana również przy zawieraniu różnego rodzaju umów cywilnoprawnych, takich jak umowa najmu, umowa sprzedaży czy umowa pożyczki.
Zasady określone w art. 210 § 1 i art. 379 § 1 KSH odnoszą się nie tylko do samej czynności zawarcia umowy, ale również do wszystkich czynności prawnych związanych z taką umową, w tym przykładowo do zmiany tej umowy czy rozwiązania jej za porozumieniem stron.
Pamiętajmy, że przepis ten odnosi się wyłącznie do aktualnych (nie byłych) członków zarządu. Na podstawie art. 280 KSH, przepis art. 210 § 1 KSH znajdzie zastosowanie analogicznie w przypadku zawierania umów z likwidatorami spółki, o ile zostali ustanowieni.
Pełnomocnik spółki
Wątpliwość, jaka może się pojawić już po wstępnym zapoznaniu się z treścią przepisu dotyczy wyboru reprezentanta spółki. Co w sytuacji, gdy w spółce została powołana rada nadzorcza, ale z jakiś względów (np. trudności z uzyskaniem obecności jej członków) spółka chce w umowie działać przez pełnomocnika? Przyjmuje się, że istnienie rady nadzorczej nie wyklucza działania przez pełnomocnika powołanego uchwałą, jeśli taka jest wola spółki. W spółkach, w których jest powołana rada nadzorcza, umowy może więc nadal zawierać pełnomocnik powołany uchwałą wspólników.
Zakres pełnomocnictwa udzielonego uchwałą wspólników również był przedmiotem kontrowersji. Czy pełnomocnictwo powinno upoważniać tylko do zawarcia tej konkretnej umowy z członkiem zarządu, czy może być szersze? Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 30 stycznia 2019 r. (III CZP 71/18) stwierdził, że dopuszczalne jest nie tylko pełnomocnictwo do zawarcia konkretnej umowy, ale również pełnomocnictwo rodzajowe, czyli do zawierania określonego rodzaju umów (przykładowo do zawierania umów pożyczek z członkiem zarządu).
Na tle brzmienia art. 210 i 379 KSH wątpliwości budziła też kwestia osoby pełnomocnika. Czy takim pełnomocnikiem mógłby być drugi członek zarządu? Część doktryny stoi na stanowisku, że nie ma przeszkód, aby inny członek zarządu reprezentował spółkę w zawarciu przykładowo kontraktu menedżerskiego z innym członkiem zarządu, ponieważ przepis tego wprost nie wyłącza. Pamiętajmy jednak, że dopuszczalność takiego rozwiązania zawsze będzie badana w odniesieniu do konkretnego stanu faktycznego i celu tej szczególnej regulacji, tj. uniknięcia kolizji interesów. W praktyce warto rozważyć powołanie pełnomocnika innego niż drugi członek zarządu, aby uniknąć późniejszych wątpliwości, co do skuteczności zawarcia takiej umowy.
Reprezentacja przez radę nadzorczą
W przypadku, gdy spółkę reprezentuje nie pełnomocnik, a rada nadzorcza, może pojawić się pytanie, w jaki sposób rada nadzorcza powinna składać oświadczenia woli za spółkę? Pamiętajmy, że reprezentacja spółki przez radę nadzorczą oznacza co do zasady działanie in corpore, czyli poprzez wszystkich swoich członków, jako organu kolegialnego. Zawsze więc konieczna będzie uchwała rady nadzorczej, jako organu, określająca warunki umowy. Co do samej technicznej czynności podpisania umowy uznaje się, że rada może wyznaczyć swojego reprezentanta (np. w osobie przewodniczącego rady). Oznacza to brak konieczności za każdym razem składania podpisów pod umową przez kilku lub kilkunastu członków rady. W praktyce warto określić zasady wykonywania tej kompetencji rady wprost w statucie spółki, regulaminie lub uchwale rady nadzorczej, upoważniając reprezentanta rady do podpisywania takich umów.
Konsekwencje błędnej reprezentacji
Co istotne, konsekwencją nieprawidłowej reprezentacji jest zgodnie z przeważającym poglądem doktryny i orzecznictwa bezwzględna nieważność umowy zawartej z członkiem zarządu, co oznacza, że właściwy organ spółki lub pełnomocnik nie może następczo takiej umowy potwierdzić. Zauważmy, że w przypadku kontraktów menedżerskich nieważność umowy od początku spowoduje również automatycznie nieważność postanowień w zakresie przykładowo przysługującej członkowi zarządu odprawy, prawa do premii czy bonusów, które zazwyczaj są rozliczane po zakończeniu pełnienia funkcji, jak również postanowień o zakazie konkurencji.
Dodajmy, że w przypadku kontraktów menedżerskich często wyłącznie w interesie członka zarządu może być wykazanie prawidłowego umocowania spółki przy zawieraniu umowy, w celu dochodzenia roszczeń. Tym bardziej więc warto dopilnować tych kwestii formalnych jeszcze przed zawarciem takiej umowy.
Umowy zawarte w sposób dorozumiany?
W tym momencie jednak wypada dodać kilka słów komentarza. Na zasadzie wyjątku sądy dopuszczają w niektórych przypadkach uznanie umów o pracę z członkiem zarządu za zawarte w sposób dorozumiany. Takie umowy mogą zostać zawarte wskutek faktycznego dopuszczenia pracownika do pracy, przyjmowania efektów tej pracy przez pracodawcę i realizowania takiego stosunku prawnego, który odpowiada cechom stosunku pracy. W doktrynie podkreśla się jednak, że skuteczne dopuszczenie pracownika – członka zarządu do pracy wymaga, aby w spółce istniał organ lub pełnomocnik, o którym mowa w art. 210 § 1 KSH. Dopuszczenie pracownika – członka zarządu do pracy powinno zawsze odbywać się za zgodą i wiedzą organu czy reprezentanta, o którym mowa w art. 210 KSH i tylko w takim przypadku może być uznane za skuteczne nawiązanie stosunku pracy, pomimo nieważności umowy o pracę zawartej z naruszeniem art. 210 KSH.
Podobną argumentację można próbować odnieść do kontraktów menedżerskich. Prowadziłoby to do uznania umowy za zawartej w sposób dorozumiany, przez dopuszczenie członka zarządu do wykonywania zadań z tym związanych oraz wykonywanie ich za zasadach charakterystycznych dla stosunku zlecenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 lutego 2015 r., I UK 221/14).
Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku umowa o pracę czy kontrakt menedżerski mogą być uznana za zawarte w sposób dorozumiany. Pamiętajmy, że przepis o szczególnych zasadach reprezentacji jest przepisem bezwzględnie obowiązującym i co do zasady brak zachowania tych reguł oznacza nieważność umowy od początku. Strona może twierdzić, że do zawarcia umowy doszło na mocy czynności dorozumianych, jednak zgodnie z regułami ciężaru dowodu, to na niej będzie spoczywać obowiązek udowodnienia takiej okoliczności. Strona kontraktu menedżerskiego będzie też co do zasady zawsze słabiej chroniona niż pracownik, z uwagi na szczególny charakter przepisów prawa pracy.
Sprawdzenie prawidłowości reprezentacji
Z punktu widzenia członka zarządu, istotne jest zatem zbadanie jeszcze przed zawarciem umowy, czy sposób reprezentacji spółki jest prawidłowy. Chodzi o weryfikację przykładowo treści i zakresu pełnomocnictwa udzielonego przez zgromadzenie wspólników lub zbadanie, czy członek rady nadzorczej jest należycie umocowany do zawarcia umowy z członkiem zarządu jako reprezentant organu. Dobrą praktyką jest załączanie do umowy dokumentu umocowującego do zawarcia umowy w imieniu spółki. W samym kontrakcie menedżerskim można zamieścić też stosowne zapewnienia spółki, co do prawidłowości reprezentacji oraz zapisy przewidujące odszkodowania dla członka zarządu w przypadku błędnej reprezentacji spółki.
Forma aktu notarialnego
Na koniec jeszcze warto odnotować, w związku ze zwiększonym zainteresowaniem przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, że w przypadku, gdy wspólnik posiadający wszystkie udziały (lub udziały te przysługują jedynemu wspólnikowi i spółce) jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przywołanych wyżej przepisów w zakresie reprezentacji spółki nie stosuje się, a czynność prawna między tym jedynym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga każdorazowo formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 KSH). O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.
Podsumowanie
Zawierając umowę z członkiem zarządu warto przyjrzeć się reprezentacji spółki, nawet w sytuacji, gdy jest to już kolejna umowa zawierana przez strony. Przepis wprowadzający wyjątek od ogólnej zasady reprezentacji spółki przez zarząd ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Konsekwencją niewłaściwej reprezentacji jest nieważność umowy od początku, co może w przyszłości rodzić spory w przypadku wygaśnięcia mandatu członka zarządu i konieczności rozliczenia wzajemnych świadczeń wynikających z takich umów. Uważne sprawdzenie zachowania reguł reprezentacji przed zawarciem umowy pozwoli nam uniknąć ewentualnych negatywnych konsekwencji jakichkolwiek naruszeń w tym zakresie.
