Przepisy ustawy o rachunkowości przewidują sankcje za szeroko rozumiane błędy w księgowości spółki. Kluczowa odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa na członkach zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezależnie od powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi, który profesjonalnie zajmuje się ich prowadzeniem. W artykule przybliżone zostaną wybrane błędy w księgowości, za które może ponosić odpowiedzialność członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie (księgowemu) lub innemu podmiotowi prowadzącemu księgi rachunkowe (biuru rachunkowemu), za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku spółki z o.o. kierownikiem jednostki jest członek zarządu tej spółki. Jeżeli zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy kierownikiem jednostki jest zarząd, tj. wszyscy jego członkowie. Członek zarządu ponosi zatem zawsze odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości – bezpośrednią albo z tytułu nadzoru, niezależnie od ewentualnej odpowiedzialności biura rachunkowego.
Nie ulega wątpliwości, że należyte prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych ma kluczowe znaczenie zarówno wobec osób trzecich (poprzez dostarczanie kontrahentom wiarygodnej wiedzy o kondycji finansowej spółki), jak i w stosunkach wewnętrznych (poprzez zapewnienie organowi właścicielskiemu i nadzorczemu rzetelnych informacji umożliwiających ocenę organu zarządzającego).
Za jakiego rodzaju błędy w prowadzeniu księgowości może zatem odpowiadać członek zarządu?
1. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych.
Spółka z o.o. obowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązek ten wynika wprost z zakresu podmiotowego ustawy o rachunkowości.
Przykład naruszenia:
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność gdy księgi rachunkowe, pomimo istnienia obowiązku prawnego, nigdy nie zostały założone. Członek zarządu odpowiada również za sytuacje, w których księgi zostały początkowo założone, ale później doszło do ich nieprowadzenia, czyli zaniechania umieszczania w nich wszystkich danych, które powinny być zaksięgowane w danym okresie.
2. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli dopuszcza do prowadzenia ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy o rachunkowości.
Zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych określają przepisy ustawy o rachunkowości. Art. 24 ustawy o rachunkowości określa cechy jakościowe ksiąg rachunkowych. Zgodnie z jego treścią księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Jak rozumieć te cechy ksiąg rachunkowych? Odpowiedź znajdziemy w dalszej treści powołanego artykułu.
Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Rzetelność ksiąg rachunkowych stanowi nadrzędną zasadę rachunkowości wynikającą z tego, że mają one stanowić wierny i rzetelny obraz przedsiębiorstwa. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Ponadto księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.
Przykłady naruszenia:
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli w księgach rachunkowych nie zostaną ujęte zrealizowane operacje gospodarcze – w takiej sytuacji księgi nie są rzetelne (art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli do ksiąg rachunkowych nie zostały wprowadzone wszystkie faktury skontrolowane uprzednio pod względem merytorycznym i rachunkowym – w takiej sytuacji księgi nie są bezbłędne (art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli zapisy w księgach rachunkowych spółki nie są uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych – w takim przypadku księgi nie są sprawdzalne (art. 24 ust. 4 pkt 2) ustawy o rachunkowości).
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli na podstawie ksiąg rachunkowych nie jest możliwe terminowe wywiązanie się przez spółkę z obowiązków podatkowych, np. sporządzenie deklaracji w sprawie podatku dochodowego od osób prawnych – oznacza to, że księgi nie są prowadzone bieżąco (art. 24 ust. 5 pkt 1) ustawy o rachunkowości).
3. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli dopuszcza do podawania w księgach rachunkowych nierzetelnych danych.
W księgach rachunkowych powinny być umieszczane dane rzetelne, a więc odzwierciedlające stan rzeczywisty, co wynika bezpośrednio z nadrzędności zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Przykład naruszenia:
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli w księgach rachunkowych zostaną zaksięgowane operacje, które nie znajdują pokrycia w dowodach źródłowych lub operacje na podstawie dokumentu podrobionego lub dokumentu niezgodnego ze stanem rzeczywistym.
4. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności jednostki bądź sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zobowiązana jest do sporządzenia sprawozdania finansowego na dzień kończący każdy kolejny rok obrotowy.
Przykład naruszenia:
Członek zarządu ponosi odpowiedzialność jeśli spółka nie sporządziła do dnia dzisiejszego sprawozdań finansowych za rok obrotowy kończący się przykładowo 31 grudnia 2019 roku oraz za wcześniejsze lata obrotowe.
Powyżej przedstawione czyny zabronione zagrożone są grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat 2. Członek zarządu może również podlegać obu tym karom łącznie. Istotną okolicznością jest, że dla zaistnienia powyżej przedstawionych czynów zabronionych nie ma znaczenia, czy w ich konsekwencji doszło do wyrządzenia szkody bądź osiągnięcia korzyści majątkowej.
Jeśli zainteresowała Ciebie ta tematyka, zapraszamy do kontaktu.