Beneficjenci realizujący projekty dofinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach nowej perspektywy finansowej (na lata 2021-2027) powinni zwrócić szczególną uwagę na kwalifikowalność kosztów związanych z personelem projektu. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 nie wszystkie bowiem koszty związane z personelem stanowią koszty kwalifikowane.
Kwalifikowanymi kosztami są wynagrodzenie brutto oraz tzw. koszty pracodawcy. Do kosztów pracodawcy należą m.in. składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Pracownicze Plany Kapitałowe, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz wydatki na Pracowniczy Program Emerytalny. Oczywiście, jeśli dany członek personelu projektu jedynie część swojego czasu pracy lub czasu zaangażowania poświęca na działania związane z projektem, to kwalifikowalne jest tylko wynagrodzenie w takim zakresie, w jakim realizuje zadania dotyczące projektu. Stąd ważne jest, by np. w sytuacji, gdy pracownik przez pół etatu prowadzi prace badawcze, a przez kolejne pół etatu realizuje inne obowiązki pracownicze, jego dokumentacja pracownicza w sposób jednoznaczny prezentowała, kiedy przyczyniał się do realizacji projektu i jakie z tego tytułu otrzymywał wynagrodzenie.
Wynagrodzenie musi mieć charakter rynkowy. Jest to badane nie tylko przy składaniu wniosku o dofinansowanie projektu, ale także przy ewentualnych zmianach tego wynagrodzenia w trakcie projektu. Nierynkowe (zbyt wysokie) wynagrodzenie nie zostanie uznane w całości za koszt kwalifikowany. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wskazują wprost, że koszt wynagrodzenia członka personelu nie może przekroczyć wynagrodzenia pracowników beneficjenta na analogicznych stanowiskach lub stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Bycie zatem częścią zespołu projektowego nie powinno zatem powodować, że dana osoba znajduje się na szczycie “komina płacowego”.
W skład kwalifikowanych kosztów wynagrodzenia mogą wchodzić nagrody i premie, przy czym nie mogą to być premie, które nie są przewidziane regulaminem pracy ani regulaminem wynagradzania. Co więcej, ten regulamin pracy lub regulamin wynagradzania musi wejść w życie wcześniej niż na 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. Wyjątkiem są sytuacje, gdy przepisy powszechnie obowiązujące nakazują przyznanie danej nagrody lub gdy do wypłaty jakichś środków uprawnieni są wszyscy pracownicy (np. z okazji rocznicy funkcjonowania firmy). Jeśli zatem nagroda przysługuje wszystkim pracownikom, niezależnie od tego, czy są zaangażowani w projekt, czy nie, to taka wypłata (dodatek do wynagrodzenia) jest kosztem kwalifikowanym. Przekazane pracownikowi środki są kwalifikowane tylko wtedy, gdy związane są z okresem zaangażowania danej osoby w projekcie. Dodatek, który otrzymał pracownik po tym, jak przestał należeć do zespołu projektowego, ale nadal pozostaje pracownikiem beneficjenta nie jest więc kosztem kwalifikowanym (nawet jeśli wszyscy pracownicy taki dodatek otrzymali). Jeśli pracownikowi powierzono dodatkowe zadania i wiąże się to z dodatkowym wynagrodzeniem, to po akceptacji tego stanu rzeczy przez instytucję, z którą zawarto umowę o dofinansowanie projektu, również wynagrodzenie tego pracownika może być kosztem kwalifikowanym.
Na początku wspomniałem, że nie każde środki wypłacone pracownikowi będą kosztem kwalifikowanym. Nie będą więc kosztami kwalifikowanymi nagrody jubileuszowe, odprawy pracownicze, wpłaty na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji OSób Niepełnosprawnych) czy świadczenia, jakie dana osoba otrzyma z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pamiętać należy, że instytucja zakwestionować może koszt zaangażowania personelu, jeśli dochodzi do konfliktu interesów, a nawet bezstronności realizowania spraw służbowych. Nie można też z członkiem personelu, z którym zawarto uprzednio zawierać umowę o pracę, zawierać innej umowy niż umowa o dzieło, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy prawa inaczej regulują zatrudnianie tej grupy osób, do której należy dany członek personelu. Wynagrodzenie dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą musi być też wypłacane z uwzględnieniem limitu transakcji gotówkowych (aktualnie wynosi on 15 tys. zł). Co do zasady rekomendujemy rozliczanie się z personelem projektu w formie przelewów bankowych, co ułatwia przygotowanie dokumentacji przy wnioskach o płatność.
Reasumując, aktualne Wytyczne nie wprowadziły istotnych zmian przy rozliczaniu wynagrodzeń personelu projektu. Dla beneficjentów, którzy dotąd realizowali projekty (zwłaszcza w kończącej się perspektywie 2014-2020, z której projekty powinny zakończyć się do 31 grudnia 2023 r.), nowe Wytyczne nie stanowią zaskoczenia. Niemniej dla nowych beneficjentów pamiętanie o tym, jakie koszty można uwzględnić we wniosku może mieć znaczenia zarówno na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu, jak i podczas składania wniosków o płatność, gdy projekt już będzie realizowany.
