Sytuacja finansowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zależna od wielu czynników. Może zdarzyć się, że na inwestycje, realizację zobowiązań, czy też bieżące funkcjonowanie spółka nie będzie miała wystarczających środków. Nie zawsze możliwe jest uzyskanie kredytu bankowego, dokonanie dopłat czy podwyższenie kapitału zakładowego. Częstym rozwiązaniem dokapitalizowania spółki jest pożyczka pieniężna udzielona spółce przez jej wspólnika, choćby ze względu na to, że taka pożyczka nie podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych.
Kodeks cywilny reguluje zasady udzielania pożyczki. Przez umowę pożyczki dający pożyczkę (pożyczkodawca) zobowiązuje się przenieść na własność biorącego (pożyczkobiorca) określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą ilość rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości. Umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej.
Jest to łatwa i szybka forma dokapitalizowania spółki, należy jednak pamiętać o uzyskaniu wcześniejszych zgód (np. Rady Nadzorczej), jeśli taką zgodę przewiduje umowa spółki lub o odpowiednich formalnościach, gdy wspólnik jest również członkiem zarządu (umowa między spółką a członkiem zarządu).
Pożyczka powinna być oprocentowana (w przeciwnym razie pojawia się podatek od nieodpłatnego świadczenia, to jest z tytułu korzystania z cudzego kapitału bez odsetek). Odsetki, według ustaleń w umowie pożyczki, mogą być wypłacane okresowo albo na zakończenie umowy.
Odsetki od pożyczek są przychodem z kapitałów pieniężnych, od których pobiera się 19% zryczałtowany podatek dochodowy. W praktyce, przy rozliczeniu pożyczki, wielu uznaje, że kwestia rozliczania podatku od odsetek leży po stronie wspólnika (pożyczkodawcy), bo przecież to on uzyskuje dochód. Nic bardziej mylnego. Spółka (jako osoba prawna) jest płatnikiem podatku i zobowiązana jest pobrać zryczałtowany podatek dochodowy od wypłacanych odsetek. Oznacza to, że wypłacane wspólnikowi (jako pożyczkodawcy) odsetki będą pomniejszone o stosowny podatek.
Zakończenie pożyczki może nastąpić poprzez zwrot pożyczonej kwoty i odsetek, ale również można dokonać konwersji (zamiany) wierzytelności wynikającej z umowy pożyczki na udziały w spółce. Innymi słowy, kwota z pożyczki może być zamieniona na udziały w spółce.
Sposób konwersji, czyli czy będziemy przeznaczać tylko kwotę główną pożyczki bez odsetek, czy kwotę pożyczki i odsetek, czy też przeznaczymy część kwoty głównej i część odsetek, zależy od woli wspólników i pożyczkodawcy. Zatem przy dokonywaniu konwersji najlepiej byłoby wskazać, że udział (udziały) pokryty jest wierzytelnością kwoty głównej pożyczki w wysokości X zł oraz odsetkami od pożyczki w kwocie Y zł (która to kwota odpowiada kwocie odsetek po odjęciu kwoty na podatek).
W kwestii podatku od odsetek w przypadku konwersji wierzytelności wynikającej z umowy pożyczki na udziały, obowiązek zapłaty podatku powstaje w dniu podjęcia uchwały o konwersji (uchwały o podwyższeniu kapitału zakładowego, w ramach którego nowe udziały zostaną pokryte wartością wynikająca z pożyczki).
