W ramach świadczenia podmiotom usługi e-administracji, należy w szczególności wyróżnić usługę back office-u czy digitalizację biura, pomagają one klientom zdejmując z ich ramion podstawowe zadania oraz znacznie usprawniają prowadzenie przedsiębiorstwa. W tym artykule znajdziecie Państwo szczegóły każdej ze wskazanych usług.
Wyjaśnienie pojęć dotyczących świadczonych usług
Outsourcing polega na wydzieleniu pewnej ilości obowiązków i delegowanie ich na eksperta z zewnątrz, począwszy od prostych projektów usprawniających procesy biznesowe, powodujących wzrost konkurencyjności firmy, obniżeniu kosztów, a skończywszy na skomplikowanych projektach w zakresie planowania finansowego.
Back office odnosi się do swoistego koordynowania obiegu dokumentów czy też informacji, wysyłki listów, formalnej kontroli dokumentów, monitorowania terminów, wystawiania wezwań do zapłaty i wielu innych dokumentów związanych z bieżącymi pracami biura.
Digitalizacja biura polega na przekształceniu (poprzez skanowanie) papierowych zasobów na formę elektroniczną dokumentów (najczęściej PDF), katalogowaniu w bezpiecznej chmurze oraz udostępnianiu wersji elektronicznej klientowi.
Problemy oraz ważne kwestie, o których warto pamiętać wybierając usługę e-administracji
Decydując się na podjęcie współpracy z wybranym usługodawcą należy dokładnie sprawdzić czy może on zapewnić działania na najwyższym poziomie. Z pewnością powinien on być wyspecjalizowany w realizowaniu zadań z dziedziny, którą chcemy mu powierzyć do wykonania.
Warto zwrócić uwagę czy podmiot świadczący usługi elektronicznej administracji zapewnia nam bezpieczne miejsce, w którym kataloguje nasze dokumenty (z jakich programów korzysta), jednocześnie czy owa chmura bądź dysk posiadają specjalną procedurę dostępu do naszego dysku/chmury, na którym digitalizowane są dokumenty, a więc czy osoby posiadające dostęp mają ustawione swoje własne dostępy, zmieniają do nich hasła. Jednocześnie warto mieć na uwadze, że w ramach e-administracji powinna zostać przygotowana lista upoważnionych osób posiadająca dostęp do dysku/chmury, ponieważ w przypadkach zakończenia współpracy z jednym z naszych pracowników, jego dostęp jest usuwany z bazy. Należy pamiętać również o tym komu taki dostęp zostaje przypisany, jak i które pliki mogą być dostępne dla danego pracownika.
Kolejnym ważnym aspektem, nad którym warto się pochylić wybierając swoje e-biuro jest zorientowanie się czy usługodawca zapewnia nam system obiegu dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest każdorazowe opracowywanie indywidualnego obiegu pod konkretnego klienta oraz jego wdrożenie, które zapewni nam łatwość oraz szybkość w przepływie informacji.
Najczęściej popełnianym błędem przy wdrażaniu samej usługi e-administracji lub w trakcie jej trwania jest brak tworzenia protokołów przekazania dokumentów. Należy pamiętać, iż wszystko co przekazujemy do e-biura powinno być spisane, by mieć pewność co dostarczyliśmy, a osoba odbierająca powinna podpisać dany dokument z datą przekazania.
Ważnym problemem, o którym warto wiedzieć są terminy oraz ich bieg. Należy zwrócić uwagę na to, iż termin biegnie od dnia odebrania pisma przez usługodawcę świadczącego pracę e-administracyjną, a zatem sekretariat powinien jasno wskazać (najlepiej oznaczając ręcznie lub datownikiem na danym dokumencie) kiedy dane pismo zostało dostarczone i od następnego dnia liczymy termin (np. jeśli pismo odebraliśmy 1 lipca 2022 roku, a urząd ustala termin na udzielenie odpowiedzi w terminie 7 dni, wówczas odpowiedź wysyłamy do 8 lipca – termin liczymy bowiem od dnia następującego po odebraniu pisma). Uwaga – terminu nie liczymy od dnia odebrania przez nas pisma/listu osobiście z biura świadczącego dla nas e-administrację, a od daty odebrania pisma od operatora pocztowego.
Wszystkie wyżej wymienione wskazania tworzą nam obraz idealnie skoordynowanej e-administracji, w której istnieją dobre relacje między przedsiębiorstwem, a e-biurem świadczącym kompleksowo wszystkie niezbędne usługi, które w dużej mierze decydują o wizerunku firmy.
