Absolutorium stanowi wyrażenie akceptacji i pozytywnej oceny działań organów spółki. Rodzi jednak wiele wątpliwości. Pojawia się pytanie: kto i kiedy udziela absolutorium? Czy absolutorium udzielają byli wspólnicy, czy obecni? Czy w przypadku zmiany zarządu (członka zarządu) można odmówić udzielenia absolutorium, gdy osoba (podmiot) jest wspólnikiem w spółce stosunkowo krótko i nie miała ona styczności z podlegającym absolutorium członkiem zarządu? Wreszcie, czy jedną uchwałą można udzielić absolutorium wszystkim członkom zarządu?
Udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym – zatem pamiętajmy, że absolutorium jest udzielanie nie tylko członkom zarządu, ale też wszystkim, którzy pełnili w tym okresie funkcje w organie!
Udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków jest przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Jest to element obligatoryjny zwyczajnego zgromadzenia wspólników i nie można go pominąć. Należy podkreślić, że udzielenie absolutorium należy do wyłącznej kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Głosowanie odbywa się w trybie tajnym, według większości głosów określonej w umowie spółki lub w Kodeksie spółek handlowych (np. bezwzględną większością głosów). Bardzo ważne jest, aby wspólnik, który jednocześnie jest członkiem organu, osobiście, przez pełnomocnika albo jako pełnomocnik innej osoby, nie głosował w sprawie udzielenia sobie absolutorium. Taka osoba nie może głosować we własnej sprawie i jest wyłączona od głosowania.
Absolutorium nie udziela się organowi (jako całości), ale jest udzielane każdemu członkowi zarządu w osobnej uchwale, a wynika to z konieczności dokonania indywidualnej oceny działalności danej osoby. Przy wieloosobowych organach podjęcie jednej uchwały dla wszystkich członków powodowałoby komplikacje w sytuacji, gdy część osób miałaby otrzymać absolutorium, a części odmówiono by skwitowania. Zatem jedna uchwała zawsze dotyczy absolutorium jednego członka organu.
Nie ulega wątpliwości, że w każdym zgromadzeniu wspólników, a więc także w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, mogą uczestniczyć, oddawać głos i podejmować skuteczne uchwały tylko osoby będące wspólnikami (udziałowcami) na dzień podejmowania uchwały. Nierzadką sytuacją jest odmowa udzielenia absolutorium lub wstrzymania się od głosu, gdy w trakcie kadencji członka zarządu nastąpiły zmiany wśród udziałowców (np. nastąpiła sprzedaż udziałów osobie trzeciej) i taki nowy wspólnik nie był świadkiem działania poddawanego ocenie członka zarządu. Tacy nowi wspólnicy uzasadniają swoją decyzję tym, że nie mogą oceniać kogoś, kogo nie znają. Nie jest to właściwe postępowanie. Kodeks spółek handlowych każdemu wspólnikowi przyznaje prawo kontroli, co oznacza, że wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarząd (wyjątek: w przypadku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników). Zatem zamiast odmawiać udzielenia absolutorium, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnik zapoznał się z dokumentacją spółki, wśród której znajdują się m.in. uchwały zarządu, sprawozdania zarządu i sprawozdania finansowe, które odzwierciedlają działania danego członka zarządu i na podstawie wiedzy pochodzącej z tej dokumentacji, podjął decyzję, czy głosować za uchwałą w sprawie udzielenia absolutorium.
A czy byli członkowie zarządu mają jakieś uprawnienia związane z udzieleniem absolutorium i wpływ na jego udzielenie, w szczególności, czy mogą wziąć udział w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników? Te sprawy reguluje Kodeks spółek handlowych:
- członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie (żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników),
- odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, chyba że akt odwołania stanowi inaczej (co oznacza, że w odwołaniu członka zarządu można pozbawić go prawa uczestnictwa w zgromadzeniu).
Nieudzielenie absolutorium dość często rozumiane jest jako automatyczne usunięcie członka organu (np. zarządu) ze stanowiska – tak się jednak nie dzieje, jednakże brak absolutorium może być przyczyną do jego późniejszego odwołania (należy podjąć stosowną uchwałę wobec członka zarządu). Udzielenie absolutorium powoduje wyłączenie możliwości dochodzenia odszkodowania przez spółkę od członka zarządu (tylko w zakresie całokształtu znanej i ujawnionej działalności członka zarządu), jednakże nie może być to rozumiane w ten sposób, że udzielenie absolutorium zwalnia członka organu z wszelkiej odpowiedzialności. W pewnych sytuacjach udzielenie absolutorium nie ochroni członka zarządu – przykładowo:
- gdy wspólnik wytoczy powództwo o naprawienie szkody wyrządzonej spółce przez członka organu, osoby obowiązane do naprawienia szkody nie mogą powoływać się na uchwałę wspólników udzielającą im absolutorium ani na dokonane przez spółkę zrzeczenie się roszczeń o odszkodowanie,
- w razie ogłoszenia upadłości spółki, osoby obowiązane do naprawienia szkody nie mogą powoływać się na uchwałę wspólników udzielającą im absolutorium ani na dokonane przez spółkę zrzeczenie się roszczeń o odszkodowanie,
- mimo udzielonego absolutorium, członek zarządu ponosi odpowiedzialność za zawyżenie wartości (przeszacowania) wkładu niepieniężnego (aportu),
- członek zarządu ponosi odpowiedzialność, gdy dokonał na rzecz wspólnika wypłaty, która była wypłacona wbrew przepisom prawa lub postanowieniom umowy spółki.
Powyższe wskazuje, iż absolutorium jest bardzo istotnym elementem nie tylko z perspektywy Kodeksu spółek handlowych, ale przede wszystkim w odniesieniu do stabilności funkcjonowania spółki. Brak absolutorium może demotywować członka zarządu, odbić się na jego wizerunku i wiarygodności, a w konsekwencji wywołać negatywne skutki dla wizerunku i wiarygodności samej spółki.
Temat będziemy kontynuować w kolejnych artykułach – zapraszamy do śledzenia naszej strony.
W przypadku pytań, pozostajemy do Państwa dyspozycji.
Krzysztof. A Szajek – radca prawny
