W dniu 15 marca 2018 roku nastąpiły istotne zmiany zasad składania dokumentów związanych ze sprawozdaniami finansowymi do Krajowego Rejestru Sądowego (roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie z działalności) przez podmioty zarejestrowane w KRS. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym rejestrze Sądowym, od dnia 15 marca 2018 roku sprawozdania finansowego nie będzie można już składać w formie papierowej, a wyłącznie w formie elektronicznej. Dotyczy to również sprawozdań finansowych za 2017 rok, zatem kto do dnia 14 marca 2018 roku nie zdążył złożyć sprawozdana finansowego w formie papierowej, po tym terminie będzie zobowiązany do złożenia go w formie elektronicznej.
Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło specjalny system informatyczny – Repozytorium Dokumentów Finansowych, za pomocą którego będzie można bezpłatnie złożyć sprawozdania finansowe i inne dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych, a także zgłosić informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Dokumenty zgłasza się przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl/ (kolejne kroki wskażemy w osobnym wpisie na naszym blogu).
Składane dokumenty będą musiały być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisanej jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Oznacza to, że osoby uprawnione do reprezentacji będą musiały dysponować podpisem kwalifikowanym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Od dnia 15 marca 2018 roku do dnia 30 września 2018 roku, ustawodawca przewidział okres przejściowy, w którym będzie można posługiwać się skanami dokumentów. W tym czasie sprawozdania należy przygotowywać w następujący sposób:
- sporządzone sprawozdanie należy podpisać ręcznie,
- po podpisaniu należy wykonać skan sprawozdania,
- podpisanie skanu podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP,
- złożenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Kolejną zmianą, wprowadzoną nowelizacją ustawy, jest konieczność załączania oświadczenia złożonego przez osoby reprezentujące podmiot, przez likwidatorów oraz przez prokurentów, w którym to oświadczeniu zostanie zawarta zgoda na powołanie oraz zostanie wskazany adres do doręczeń. Jeżeli adres do doręczeń osób znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej. Należy pilnować aktualności adresu do doręczeń, ponieważ do chwili zgłoszenia zmiany adresu, doręczeń dokonuje się na ostatni adres zgłoszony do akt rejestrowych. Zgłoszenie tych zmian, nie podlega opłacie sądowej.
Istotną zmianą jest również wprowadzenie obowiązku, że do zgłoszenia spółki kapitałowej do Rejestru należy dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W przypadku gdy wspólnikiem jest osoba prawna, należy podać imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Każdorazową zmianę tych osób oraz danych tych osób należy zgłosić sądowi rejestrowemu, przedkładając nową listę.
