Kilka refleksji związanych z zakończeniem konferencji
6 listopada 2024
E-administracja
W ramach usługi back office (e-administracji) oferujemy m.in.: opracowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów, monitorowanie umów, organizowanie zgromadzeń wspólników, cykliczny odbiór dokumentacji czy przechowywanie oryginałów dokumentów. Ponadto e-administracja to także digitalizacja dokumentacji Twojej firmy.
Usługi administracyjne dla Twojej firmy
Szeroki wachlarz obsługi back office (e-administracji i digitalizacji) pozwala zapomnieć o marnowaniu czasu na formalności związane z prowadzoną działalnością, dzięki czemu możesz skupić się wyłącznie na prowadzeniu biznesu. Proponujemy m.in. obsługę formalnego obiegu dokumentów, prowadzenie ewidencji dokumentów, archiwum oraz elektronicznego repozytorium.
Twoja administracja online z SWLEX
W ramach usługi back office (e-administracji) oferujemy:
- indywidualne opracowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów,
- wstępną formalną kontrolę dokumentów,
- monitorowanie umów, w tym terminów ich obowiązywania, wskazywanie oraz przypominanie o cyklicznych obowiązkach z nich wynikających,
- organizowanie zgromadzeń wspólników – ustalanie terminów, wysyłanie zaproszeń do wspólników,
- cykliczny odbiór dokumentacji,
- przechowywanie oryginałów dokumentacji, w tym w wersji elektronicznej
- digitalizacja dokumentów: skanowanie, katalogowanie, udostępnianie wersji elektronicznej dokumentów na życzenie,
- organizowanie podpisów pod umowami lub dokumentami korporacyjnymi (np. przy ich obiegowym zatwierdzaniu),
- wydruk i wysyłka dokumentacji (umów, protokołów, listów etc.),
- wysyłanie wezwań do zapłaty, przedprocesowa windykacja należności.
Jak realizujemy usługi z zakresu e-administracji w SWLEX?
Mamy świadomość, że każda firma jest inna, dlatego przed przystąpieniem do
świadczenia naszych usług niezbędne jest wykonanie czynności wdrożeniowych,
które w pełni pozwolą dostosować naszą usługę do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
W toku tych działań ustalimy np. jakie dokumenty mają być w szczególności monitorowane, jakie dokumenty w pierwszej kolejności mają zostać zdigitalizowane, jak często będziemy odbierać dokumentację.
Zapewniamy:
Kontakt telefoniczny
W godzinach 8.00 - 17.00
Kontakt mailowy
Gwarantujemy stały kontakt mailowy. Odpowiemy w Twoim imieniu najpóźniej w ciągu kolejnego dnia roboczego lub w innym ustalonym terminie.
Świadczymy usługi z zakresu e-administracji i digitalizacji (back office) w sposób dostosowany do specyfiki i potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Nasze działania mogą zostać w pełni dostosowane do Twoich oczekiwań.
Monitorowanie obowiązujących umów lub obowiązków korporacyjnych
Dedykowany Twojej firmie koordynator informuje Cię o zbliżających się terminach zakończenia obowiązujących umów, najważniejszych cyklicznych obowiązkach, które powinny zostać spełnione, a także o konieczności wypełnienia podstawowych obowiązków korporacyjnych.
Wstępna kontrola dokumentów
Polega na weryfikacji prawidłowości danych w komparycji umowy, a także na wskazaniu konieczności dopełnienia formalności korporacyjnych np. wyrażenia zgody na zawartą umowę przez Radę Nadzorczą lub Zgromadzenie Wspólników.
Digitalizacja dokumentów
Szybkość i koszt digitalizacji dokumentów firmowych zależne są od ilości początkowej
wszystkich dokumentów. Zdigitalizowane pliki będą przechowywane na serwerze należącym do SWLEX. Serwery spełniają wszelkie przewidziane prawem normy bezpieczeństwa. Możemy wykorzystać programy umożliwiające komunikację na odległość, która przyspieszy zlecanie zadań takich jak np. przesłanie skanu dokumentu lub dostarczenie oryginału umowy pod wskazany adres.
Wysyłanie upomnień i wezwań do zapłaty
Sporządzamy w Twoim imieniu wezwania do zapłaty oraz wysyłamy je dłużnikom wraz z niezbędnymi załącznikami, kiedy tylko zobowiązanie stanie się wymagalne. Dzięki temu zyskujesz pewność, że działania podjęte przed sądem powszechnym nie spotkają się z zarzutem pominięcia etapu polubownego. Dodatkowo, wcześnie podjęte działania polubowne sprawią, że odsetki od zobowiązania zostaną naliczone w sposób bardziej korzystny dla Ciebie.
