Przedsiębiorcy działający w branży e-commerce, na przykład prowadzący sklepy internetowe, zastanawiają się niekiedy, czy i w jakich sytuacjach mogą wliczać lub nie wliczać kosztów wysyłki ich produktów do podstawy opodatkowania. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zagadnienia z tym związane.
Podatkiem VAT objęte powinno być wszystko, co stanowi zapłatę, jaką otrzymuje dostawca towarów lub usługobiorca z tytułu sprzedaży, niezależnie od tego, czy otrzymuje ją od nabywcy, usługobiorcy czy osoby trzeciej. Zapłata stanowi podstawę opodatkowania, ale do podstawy opodatkowania należy wliczyć także koszty dodatkowe, a więc koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia oraz prowizje. Tak podstawę opodatkowania definiuje art. 29a ust. 1 i ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT.
Sprzedawcy zastanawiają się, jak wliczać koszty transportu, które zazwyczaj ponosi nabywca towaru lub usługi. W sytuacji, gdy płatność ze strony nabywcy obejmowała zarówno cenę towaru, jak i odrębnie koszt transportu (na przykład do automatu paczkowego czy dostawę kurierską) i obydwie te kwoty przekazywane są sprzedawcy, wówczas obydwie stanowią podstawę opodatkowania, stosownie do stawki VAT sprzedawanego produktu. Jest to tzw. usługa kompleksowa, gdyż wysyłka towaru jest immanentnym elementem przekazania nabywcy produktu, na którym mu zależało i gdyby nabywca nie był zainteresowany produktem, wówczas nie byłoby konieczności świadczenia na jego rzecz usługi transportowej. W takiej sytuacji, jeśli towar objęty jest obniżoną stawką podatku VAT lub nawet zwolniony z podatku, wówczas podstawą opodatkowania dla kosztów wysyłki jest stawka VAT towaru. Jest to więc korzystne rozwiązanie (gdyż zmniejsza podstawę opodatkowania) w sytuacji, gdy stawka VAT towaru jest niższa niż stawka VAT na usługi transportowe, przewozowe czy pocztowe.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by na fakturze wyodrębnić obydwie pozycje, a więc towar i jego cenę netto, brutto i stawkę VAT oraz tak samo w przypadku kosztów wysyłki. Niemniej dla tych podmiotów, które przede wszystkim sprzedają towary z obniżonymi stawkami podatku VAT (np. książki, gdzie obowiązuje stawka 5% VAT), rozwiązanie, w którym podstawą opodatkowania jest wartość całego kosztu obliczona na bazie stawki VAT nabywanego towaru, takie rozwiązanie wydaje się optymalne.
Sytuacja komplikuje się, gdy nabywca kupuje towary objęte różnymi stawkami VAT i będą one dostarczone na bazie jednych kosztów wysyłki (np. w jednej paczce). Wówczas należy obliczyć proporcję, jaką stanowią towary z daną stawką VAT w stosunku do całej wartości nabywanych towarów i na bazie tej proporcji obliczyć wartość podstawy opodatkowania w przypadku kosztu transportu. To rozwiązanie również jest korzystne w sytuacji, gdy część towarów objęta jest niższą stawką VAT niż stosowana dla usługi transportowej.
Ustawa o VAT daje jeszcze jedną możliwość. Do podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3, można nie wliczać kwot, jakie przekazał nabywca w celu pokrycia z nich udokumentowanych wydatków. Te środki znajdują się przejściowo u danego podatnika i mają być przekazane dalej. Jeżeli zatem to nabywca ma pokryć koszty wysyłki, to należy takie środki wprowadzić do specjalnej ewidencji i móc wykazać, że zostały one przekazane firmie transportowej. W przypadku sklepów e-commerce niezbędne jest, by sprzedawca uzyskał pełnomocnictwo od nabywcy, by mógł w jego imieniu (tj. w imieniu nabywcy) zawrzeć umowę z firmą transportową. Przyjmuje się, że takie pełnomocnictwo nie musi być udzielone na jakimś szczególnym wzorze (jak np. pełnomocnictwo pocztowe do odbioru korespondencji), ale może być udzielone elektronicznie. Można zatem w regulaminie sklepu internetowego zawrzeć postanowienie, że nabywca towaru udziela takiego pełnomocnictwa sprzedawcy i na to postanowienie powołać się, zawierając umowę z firmą transportową.
W niedawnym, wydanym 22 sierpnia 2023 r., piśmie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (znak 0114-KDIP1-3.4012.344.2023.4.KP) przypomniał, że jednorazowe pełnomocnictwo jest niewystarczające. W ocenie Dyrektora KIS sprzedawca powinien mieć podpisaną umowę z firmą obsługującą przesyłki zawarta w imieniu i na rzecz kupującego. Najpierw więc sprzedawca powinien związać się stosunkiem umownym z firmą transportową, w której zastrzeżono, że będzie przyjmować pełnomocnictwa od nabywców swoich produktów, a następnie dopiero korzystać z tych pełnomocnictw. Ponadto Dyrektor KIS podkreślił, że ewidencja powinna być prowadzona w ten sposób rzetelnie, by można było stwierdzić, że środki z wpłat nabywców zostały przekazane firmie transportowej. Ich ujęcie w ewidencji powinno wskazywać na przejściowość ich dysponowania przez sprzedawcę.
