Dofinansowanie ze środków publicznych a koronawirus
W ostatnim czasie, ze względu na panującą sytuację na świecie, otrzymujemy szczególnie dużo pytań od naszych klientów, którzy nie wiedzą, jak poradzić sobie z umowami o dofinansowanie ze środków publicznych. Na co należy zwrócić uwagę, gdzie szukać i jak poradzić sobie z tą stresującą sytuacją? Co się stanie, jeśli nie zrealizujemy projektu w terminie? Czy musimy zapłacić odszkodowanie lub karę umowną? Czy koronawirus to siła wyższa, na którą można się powoływać? A do tego, co gwarantuje specustawa funduszowa?
Koronawirus a siła wyższa
Zacznijmy od tego, że siła wyższa to zdarzenie, które jest nagłe, niezależne od nas, którego nie mogliśmy przewidzieć, a jego skutkom nie mogliśmy zapobiec – jest to specyfika wypracowana w orzecznictwie oraz w doktrynie, więc spokojnie możemy się do tego odnosić. Obecnie mamy więc niewątpliwie do czynienia z siłą wyższą, którą jest koronawirus. Jeżeli więc, przykładowo, przedsiębiorca korzysta z dotacji ze środków unijnych, na projekt innowacyjny i sprowadza części do maszyn z Chin, to zdaje on sobie sprawę, że nie będzie w stanie zrealizować i rozliczyć kolejnych etapów projektu. Jakie są nasze rekomendacje w takiej sytuacji?
Podstawowe kroki dla przedsiębiorców
Przede wszystkim należy pamiętać, że każdy przypadek jest inny, dlatego nie ma jednej rady, która rozwiąże wszystkie problemy. Występują jednak pewne działania, które zalecamy podjąć. Po pierwsze, proponujemy, aby jeszcze raz, dokładnie przeczytać umowę o dofinansowanie projektu, którą podpisaliśmy. Zakładamy optymistycznie, że każdy zrobił to przed jej podpisaniem, jednak mamy też świadomość, że te umowy są długie i napisane skomplikowanym, prawniczym językiem – dlatego przedsiębiorcy zwykle zwracają uwagę tylko na najważniejsze dla nich kwestie. W obecnej sytuacji należy spojrzeć na te umowy trochę inaczej. Wspomniana wcześniej siła wyższa będzie dla nas słowem kluczem. Chodzi o zwrócenie uwagi na te najistotniejsze aspekty w umowie. Nie bez przyczyny mówi się, że umowa jest na złe czasy. Jeżeli jest ona dobrze skonstruowana, to zawiera postanowienia, które ratują nas w różnych sytuacjach – krótko mówiąc, są dla nas kołem ratunkowym.
Nasze działania powinniśmy więc rozpocząć od wyszukania w umowie postanowień, które odnoszą się do siły wyższej. Na początek, prawdopodobnie, pojawi się obowiązek poinformowania instytucji pośredniczącej o tym, że podczas realizacji projektu natrafiliśmy na jakieś utrudnienia, z uwagi właśnie na ów siłę wyższą. Nie chodzi oczywiście o to, aby za każdym razem informować o tym, że nastąpił stan epidemii – należy natomiast wskazać, że siła wyższa wywiera negatywny wpływ na naszą działalność. Czasami wymagane jest przesłanie pewnych dowodów, dokumentów, które to potwierdzą. Polecamy też, aby kontaktować się z taką instytucją od razu.
Po sprawdzeniu umowy, przystępujemy do analizy i podejmujemy decyzję, co może uratować nasz biznes. Taka decyzja powinna zostać podjęta przez każdego przedsiębiorcę indywidualnie, jednak jeżeli widzi on tak zwane światełko w tunelu, to to, co możemy doradzić, to przede wszystkim próbować znaleźć rozwiązanie. Nie zawsze jest to kwestia zmiany umowy – czasami może to być zmiana formy prowadzenia działalności. Pole manewru jest duże, a doświadczeni przedsiębiorcy wiedzą, co w ich sytuacji będzie najbardziej korzystnym rozwiązaniem. Co ważne, należy pamiętać, że obowiązuje konieczność zgłoszenia chęci modyfikacji umowy odpowiedniej instytucji. Jakakolwiek zmiana, którą chcemy wprowadzić, powinna być zgłoszona wcześniej, przed jej wprowadzeniem. Te najmniejsze mogą być jedynie zgłoszone. Te bardziej istotne wymagają już zgody, bądź dorozumianej, a te najważniejsze zmiany wymagają już wyraźnej zgody instytucji pośredniczącej.
Takich zmian można dokonywać we wszelakim zakresie, jeżeli jesteśmy w stanie wykazać, że skutki epidemii wpływają na nasz biznes w taki sposób, że nie możemy wykonać części projektu, musimy przesunąć wartości wydatków w projekcie czy zrezygnować z niezbędnego zakupu. Dodatkowo, sama umowa też nam odpowie, czy potrzebna jest tylko zgoda czy wymagana jest już zmiana umowy.
Specustawa funduszowa – co zyskują przedsiębiorcy?
Odnieśmy się do specustawy funduszowej, która przewiduje kilka najważniejszych rozwiązań. Z jednej strony, ustawa ta nie przewiduje rewolucyjnych zmian, ale z drugiej strony, daje ona więcej uprawnień beneficjentom.
Na jej mocy możliwe są modyfikacje, na uzasadniony wniosek beneficjenta, jeżeli na skutek wystąpienia COVID-19, realizacja postanowień umowy będzie niemożliwa lub znacznie utrudniona – to więc powinien wykazać beneficjent. To co jest bardzo ważne, to możliwość wprowadzenia zmian niezależnie od tego, czy wpływają one na spełnianie kryteriów wyboru projektu, w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego projektu.
Pojawiła się także możliwość korygowania wydatków, gdy beneficjent wykaże, że nieprawidłowość, która zaszła, jest bezpośrednim skutkiem wystąpienia COVID-19. Jest też możliwość uznania za kwalifikowalne wydatków na cele niezrealizowane z powodu pandemii – na przykład uznanie wydatków na szkolenia, które się nie odbyły, a środków nie można było otrzymać z powrotem, mimo starań beneficjentów. Co ważne, środki te mają zostać pokryte z budżetu państwa, a beneficjent nie będzie do tego zobowiązany w przyszłości!
Z mocy prawa, zostały też przedłużone terminy przekazania wniosków – o płatność o 30 dni, a terminy ukończenia realizacji projektu o 90 dni. Na indywidualny wniosek jest także możliwość ich dodatkowego przedłużenia.
Również bardzo ważny jest fakt, że w ustawie wprost przewidziano, że uzasadnione niedotrzymanie warunków umowy o dofinansowanie nie będzie skutkować wyłączeniem z możliwości otrzymania środków europejskich w kolejnych konkursach. Jest to jak najbardziej pozytywne rozwiązanie, na których beneficjent może zyskać.
Warto też wspomnieć o kontroli. Według specustawy, jeśli przeprowadzenie kontroli lub audytu, z powodu pandemii, jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, to mogą one zostać wstrzymane. Co więcej, przewidziane jest przeprowadzenie kontroli w trybie pracy zdalnej lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Na mocy tej ustawy, można także wydłużać terminy na dokonanie konkretnych czynności w ramach kontroli.
Przedsiębiorca nie jest w stanie zrealizować kolejnego etapu projektu – jak postąpić?
W sytuacji, gdy przedsiębiorca przemyślał już wszystkie możliwości i wie, że niestety nie da rady zrealizować kolejnego etapu, warto po prostu zastanowić się nad rozwiązaniem umowy. Przeważnie wskazują one wprost warunki, w jakich można je rozwiązać. Tutaj znowu można odwołać się do skutków epidemii – oczywiście nie samego jej istnienia, trzeba natomiast wykazać, że mają one tak duży wpływ na nasz biznes, że nie jesteśmy w stanie dalej realizować projektu. A to już wymaga rozwiązania umowy. Podstawę do działania znajdziemy zawsze w tym dokumencie i zawsze powinniśmy się do nich odwoływać.
Pamiętajmy też jednak, że wcześniejsze rozwiązanie umowy z powodu wystąpienia siły wyższej, co do zasady, nie zwalnia beneficjenta z obowiązku złożenia części sprawozdawczej wniosku o płatność w terminie, przewidzianym w umowie oraz nie zwalnia również z przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu oraz udostępnianiem jej na każde żądanie instytucji pośredniczącej.
Wcześniejsze rozwiązanie umowy – konsekwencje dla przedsiębiorcy
Często wcześniejsze rozwiązanie umowy wiąże się na przykład z odszkodowaniem czy odsetkami karnymi. Co z tym zrobić w obecnej sytuacji? Po raz kolejny, jeżeli jesteśmy w stanie wykazać odpowiednie argumenty, związane z pandemią, to nie ma mowy o żadnych odszkodowaniach czy karach umownych. Beneficjent ma wtedy bardzo duże pole do obrony.
Należy mieć jednak na uwadze, że siła wyższa nie pomoże nam, jeśli na przykład wykorzystaliśmy środki publiczne niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur czy też pobraliśmy je w nadmiernej wysokości. Jeżeli jednak wykażemy, że te nieprawidłowości są spowodowane skutkami koronawirusa, to zgodnie z zapisami specustawy, beneficjent nie będzie zobowiązany do zwrotu dofinansowania.
Krótko mówiąc, jeżeli chcemy coś wykazać, co jest związane z koronawirusem i ma wpływ na naszą działalność i możliwość realizacji projektu, na który dostaliśmy dofinansowanie, to może to być w zasadzie każda okoliczność – tylko trzeba ją dobrze umotywować. Zawsze najważniejsze są dowody i chłodna ocena sytuacji.
Dodatkowe rozwiązania dla przedsiębiorców
Warto też wskazać, że mamy kilka dodatkowych rozwiązań, z których mogą skorzystać przedsiębiorcy, ponieważ środki publiczne podlegają ogólnym przepisom ulgowym z ustawy o finansach publicznych. Na przykład organ może umarzać w części, odraczać terminy spłaty całości lub części lub rozkładać na raty płatność całości lub części należności (w przypadkach uzasadnionymi względami gospodarczymi, społecznymi czy też sytuacją finansową zobowiązanego).
Na początek warto się zastanowić z jakiej formy pomocy publicznej chcielibyśmy skorzystać i ocenić, czy skorzystanie z niej nie pokrzyżuje nam planów na przyszłość, ponieważ obowiązują nas limity. W samej specustawie jest nastawienie pro ulgowe, ponieważ jest tam wprost wskazane, że skutki koronawirusa uzasadniają skorzystanie ze wspomnianych ulg. Jednak należy pamiętać, że każdy przypadek jest indywidualny, należy więc przedstawić odpowiednią argumentację.
Temat dofinansowania w czasach koronawirusa jest rozległy, więc na pewno nie udało nam się go wyczerpać w całości. Mamy jednak nadzieję, że choć trochę udało nam się go przybliżyć. Jeżeli któryś z wątków nadal Was nurtuje lub macie pytanie, na które nie udzieliliśmy odpowiedzi w tekście, zachęcamy do kontaktu z nami!
Współautorzy: Bartłomiej Koziara, Patrycja Niemczyk
