W ostatnich miesiącach wzrosło zainteresowanie składaniem oświadczeń woli w formie elektronicznej. Z oczywistych względów, wielu przedsiębiorców zaczęło poszukiwać alternatywy dla zawierania umów w formie pisemnej opatrzonej własnoręcznym podpisem. Obostrzenia związane z pandemią COVID-19 stały się w wielu przedsiębiorstwach silnym motorem zmian polegających na przechodzeniu na tzw. model paperless. Przy okazji wyszło na jaw, że forma elektroniczna składania oświadczeń woli jest wciąż nie do końca znana i rozumiana, co często powoduje obawy przed jej stosowaniem. Znaczenie prawne formy elektronicznej nie zawsze pokrywa się ze znaczeniem potocznym tego terminu.
W dzisiejszym artykule postaramy się przybliżyć, czym jest forma elektroniczna i jak poprawnie składać oświadczenia woli w formie elektronicznej, opisując kilka przykładowych sytuacji, które mogą budzić wątpliwości.
Nowelizacja kodeksu cywilnego z 2016 r. wprowadziła formę elektroniczną jako odrębną formę składania oświadczeń woli. Zostało przesądzone, że forma elektroniczna nie jest żadnym rodzajem formy pisemnej, a oddzielną autonomiczną formą składania oświadczeń woli.
Zgodnie z art. 781 § 1 kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Chodzi o tzw. kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny będzie wywoływał skutki prawne, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu.
W art. 781 § 2 kc ustawodawca przesądził, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W przepisie tym została wprowadzona tzw. zasada ekwiwalentności form, co oznacza, że forma elektroniczna wywołuje identyczne skutki prawne, co forma pisemna. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, a kwalifikowany podpis elektroniczny może skutecznie zastępować podpis własnoręczny.
W konsekwencji, zarówno wtedy, gdy ustawa wymaga formy pisemnej dla celów dowodowych, jak i pod rygorem nieważności (np. w odniesieniu do umowy o przeniesienie majątkowych praw autorskich), wymóg ten będzie spełniony także przy zachowaniu formy elektronicznej.
Na pierwszy rzut oka przepisy ustawy wydają się jasne, jednak w rzeczywistości często rodzą pytania i kontrowersje.
Przechodząc do przykładów z praktyki, przyjrzyjmy się dość powszechnej sytuacji, gdy strony w umowie wprowadziły klauzulę, że wszelkie zmiany do umowy powinny być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności (tzw. pactum de forma). Ustawa nie reguluje wprost sytuacji, gdy strony same ustalą formę pisemną dla określonej czynności prawnej i będą chciały zastąpić ją równoważną formą elektroniczną. Czy w sytuacji, gdy umowa milczy na temat formy elektronicznej, możliwe będzie sporządzenie aneksu do umowy w tej formie? Czy zmiana umowy dokonana w formie elektronicznej będzie w takim przypadku ważna i wiążąca dla stron?
Z jednej strony możemy spotkać się z restrykcyjnym podejściem części doktryny, która uznaje, że skoro strony same wskazały formę pisemną, to tylko ta forma jest dopuszczona przez strony i nie można jej zastąpić formą elektroniczną. Z drugiej strony, można argumentować, że jeśli strony wprost nie wyłączyły możliwości zastosowania formy elektronicznej, to forma elektroniczna zgodnie z zasadą ekwiwalentności jest jak najbardziej uzasadniona.
W mojej ocenie nie ma powodów, aby odmawiać stronom możliwości zastosowania formy elektronicznej, nawet jeśli w umowie zastrzegły formę pisemną, szczególnie w sytuacji, gdy korzystanie z formy pisemnej jest utrudnione. Co jednak istotne, powyższe rozważania nie będą odnosiły się do przypadku, gdy strony w umowie wskazały wprost, że wyłączają formę elektroniczną dla późniejszych zmian umowy.
W takiej sytuacji forma elektroniczna nie może być uznana za ekwiwalent formy pisemnej.
Dla uniknięcia powyższych wątpliwości, warto od razu w umowie wskazać, że zmiany do umowy mogą być dokonywane w formie pisemnej lub elektronicznej.
Pamiętajmy, że w przypadkach, gdy ustawa zastrzega zachowanie formy pisemnej, od decyzji stron zależy, czy posłużą się formą pisemną, czy ekwiwalentną formą elektroniczną. Żadna ze stron nie może drugiej stronie narzucić obowiązku posłużenia się formą elektroniczną.
Co się dzieje jednak w sytuacji, gdy tylko jedna ze stron ma możliwość złożenia oświadczenia w formie elektronicznej, ponieważ posiada ważny certyfikat? Czy można zawrzeć umowę częściowo w formie pisemnej z podpisem własnoręcznym, a częściowo w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym? Zgodnie ze wspomnianą zasadą ekwiwalentności, obie formy są równoważne. Wydaje się więc, że nie ma przeszkód, aby oświadczenie zostało złożone przez jedną ze stron w pisemnej, a przez drugą – w formie elektronicznej. Umowa zawarta w ten sposób będzie w mojej ocenie ważna i wiążąca dla stron.
Ponadto zwróćmy uwagę, że zasada ekwiwalentności formy pisemnej i elektronicznej nie ma charakteru wzajemnego. Oznacza to, że złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej spełnia wymagania pisemnej formy oświadczenia woli, lecz nie na odwrót. Nie ma podstaw, by twierdzić, że złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej spełnia wymagania zastrzeżone dla formy elektronicznej.
Na koniec warto nadmienić, że formą elektroniczną w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego nie jest wysłanie maila ze zwykłym podpisem pod treścią maila, czy inna podobna postać elektroniczna oświadczenia woli. Podpis elektroniczny niemający szczególnych cech kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest pozbawiony doniosłości prawnej i dowodowej, jednak na gruncie przepisów nie może być uznany za ekwiwalent formy pisemnej. Forma elektroniczna w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Niewątpliwie obrót gospodarczy oraz panująca obecnie sytuacja wymusza na przedsiębiorcach zaciąganie zobowiązań z użyciem nowych technologii. Z punktu widzenia zgodności z prawem oraz sprawności działania organizacji, warto w sposób przemyślany zaprojektować proces poprawnego zawierania umów drogą elektroniczną.
