Wpisy

Dotacje unijne. Jak przeprowadzić kontrole dotacji podczas epidemii koronawirusa?

Przedsiębiorstwa realizujące projekty z dofinasowaniem ze środków publicznych otrzymują obecnie spore problemy w realizacji umów z instytucjami pośredniczącymi (jak na przykład Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju czy poszczególne urzędy). Problemy dotyczą głównie obecności kontrolujących i kontrolowanych, elastyczności, możliwości pracy zdalnej. Dla potrzeb naszych klientów musieliśmy przedłożyć do poszczególnych instytucji uzasadnienia i argumentację, by przyspieszyć działania i dać możliwość zakończenia projektu, gdyż dalsze opóźnienia mogły powodować problemy finansowe klienta.

W związku z sytuacją spowodowaną globalną pandemią wirusa SARS-CoV-2 tym bardziej problematyczne staje się przeprowadzenie kontroli przez instytucje w podmiotach realizujących projekty unijne. Może nie jest to problem w przypadku incydentalnych kontroli, ale jest znaczący, gdy kontrola projektu jest niezbędnym elementem dla wypłaty środków finansowych. Przesunięcia kontroli mogą powodować pogłębianie się trudności finansowych przedsiębiorstw, gdyż oczekiwane środki z wniosków o płatność są zamrożone, a nie można przeprowadzić kontroli w miejscu realizacji projektu i zapoznania się tam z dokumentami beneficjenta (przedsiębiorcy, który otrzymał dotację).

Może się okazać, że warto zaproponować instytucji dostępne możliwości zmiany charakteru kontroli. Niniejsze opracowanie jest przykładem argumentów do relacji z instytucjami, aby nie opóźniały one swoich działań i były bardziej elastyczne. Uwzględniliśmy tutaj projekty, których dotyczy ustawa wdrożenia o realizacji polityki spółki w perspektywie 2014-2020[1], a więc co do zasady większość z dofinansowanie z środków Unii Europejskiej.

Przede wszystkim wskazujemy, że zgodnie z tą ustawą (zwaną często ustawą wdrożeniową) możliwe jest odstąpienie przez instytucję od realizacji kontroli w przypadku każdego z projektów. Art. 22 ust. 5 wskazuje, że kontrole, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b i c oraz pkt 4, mogą być prowadzone na próbie projektów. W ramach przywołanych w tym przepisie sytuacji zakłada się, że kontrola projektu powinna się odbyć w miejscu realizacji projektu, ale nie jest to obowiązkowe (art. 22 ust. 2 pkt 2 lit. b)). Przepis ten mówi też, że kontrole mogą być realizowane także po zakończeniu realizacji projektu, a zatem nie istnieje ryzyko, że środki po akceptacji końcowego wniosku o płatność sfinansują wydatki, które są niekwalifikowane.

Jak wynika z art. 23 ust. 4 ustawy wdrożeniowej, kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w siedzibie kontrolującego na podstawie dostarczonych dokumentów lub w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. Przepis ten korzystając ze sformułowania „mogą być przeprowadzane” nie wyklucza kontroli w innym miejscu. Z perspektywy beneficjentów istnieje możliwość, by kontrola została przeprowadzona także w siedzibie instytucji.

Zmiana miejsca kontroli pociąga za sobą konieczność przeniesienia dokumentacji związanej z projektem. Również w tym przypadku istnieje możliwość ograniczenia zakresu dokumentacji, który podlegałby kontroli. Wskazuje na to art. 22 ust. 6 ustawy wdrożeniowej, który przewiduje, że weryfikacja dokumentów podczas kontroli, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4 oraz w ust. 4, może być prowadzona na próbie (a więc tylko części dokumentów), zgodnie z metodyką określoną przez instytucję zarządzającą lub koordynatora EWT, z zastrzeżeniem ust. 8. Dla skuteczności przeprowadzenia kontroli nie jest więc konieczne dostarczenie całej dokumentacji. W przypadku kontroli końcowych czy kontroli trwałości instytucja przekazująca środki publiczne powinna mieć już całą lub prawie całą dokumentację związaną z projektem. Dzięki temu instytucja może wytywać część dokumentów, którym chciałaby się dokładniej przyjrzeć (poddać je kontroli) i te beneficjent mógłby wtedy zaprezentować instytucji. Jest to prosta procedura dająca możliwość zweryfikowania na próbie dokumentów, czy dany beneficjent prawidłowo zrealizował swoje obowiązki lub stale je realizuje.

Mając na uwadze przewidziany obowiązek beneficjentów związany z przechowywaniem pełnej dokumentacji projektu, nic nie stoi na przeszkodzie, by pełna weryfikacja dokumentacji nastąpiła w przyszłości, niezależnie od finansowego rozliczenia projektu.

Stosownie do postanowień poszczególnych regulaminów, umów o dofinansowanie bądź wytycznych można pokusić się o znalezienie kolejnych argumentacji, które powinny udrożnić proces obsługi finansowania z środków publicznych i tym samym nie doprowadzić do niewypłacalności podmiotów. Pozostajemy do dyspozycji w sprawie wsparcia w tworzeniu tego typu pism i uzasadnień podmiotów gospodarczych do instytucji.

 

[1] ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020.